Primeiramente, é responsabilidade do colaborador, após a contratação, informar se deseja ou não compartilhar o custeio do vale-transporte. O valor a ser deduzido, em Folha de Pagamento, não deve ultrapassar os 6%.

Uma vez requerido o benefício, cabe ao gestor (ou à equipe de RH) confirmar qual o trajeto percorrido pelo funcionário de sua casa até o trabalho. Independentemente da distância ou do número de conduções públicos necessárias para cobri-la, a empresa é obrigada a conceder o benefício total.

Atualmente, o vale-transporte é mais comumente gerenciado via cartões, aumentando a segurança das transações. Pela lei, o benefício não pode ser substituído por dinheiro — nem mesmo em casos de eventuais ressarcimentos de combustível.